Ambtelijk Secretaris OR

Opdrachtomschrijving

De OR van de Omgevingsdienst Groene Metropool

De Ondernemingsraad (OR) van de Omgevingsdienst Groene Metropool (ODGM) is op zoek naar een ambtelijk secretaris. Hierbij nodigen wij u uit om een offerte in te dienen.

1 januari 2026 zijn de Omgevingsdienst Regio Nijmegen en Omgevingsdienst Regio Arnhem gefuseerd tot de Omgevingsdienst Groene Metropool. In dit kader zijn ook de respectievelijke ondernemingsraden samengegaan. Eerst functionerend als een bijzondere ondernemingsraad (2025) en nu als een Ondernemingsraad voor de ODGM.

De OR kent 11 gekozen enthousiaste leden. Zij dragen namens de medewerkers van de ODGM bij aan de verbinding tussen beleid en de uitvoering door de werkvloer. Hierbij zet de OR zich in voor een balans tussen het organisatiebelang en het belang van de werknemers. De OR vergadert wekelijks. Daarnaast is er gemiddeld eenmaal per 3 weken een overlegvergadering (OV) . Alle vergaderingen vinden zo veel mogelijk op donderdag(middag) plaats.

Eind mei 2026 vinden tussentijdse verkiezingen plaats en eind 2026 vinden algemene verkiezingen plaats.

Wij zitten midden in een ontwikkeling richting een professionelere OR, in goede samenwerking met management en WOR-bestuurder. We zoeken iemand die daaraan kan bijdragen.

Wij baseren ons in deze functieomschrijving op de uitgegeven functieomschrijving van Eprom organisatieadvies en OR-ondersteuning van november 2024.

Ambtelijk Secretaris (AS) Het belang van medezeggenschap is het goed functioneren van de onderneming in al haar doelstellingen, waarbij overleg met en vertegenwoordiging van de in de onderneming werkzame personen centraal staat.

De ambtelijk secretaris ondersteunt structureel de ondernemingsraad (en zijn commissies).

De AS werkt samen met het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad (en zijn commissies) en is medeverantwoordelijk voor de ontwikkeling, implementatie en toepassing van efficiënte en effectieve medezeggenschapsprocessen, zodat de OR optimaal kan functioneren.

Daarnaast is AS ook aanspreekpunt van management en WOR-bestuurder als het gaat om medezeggenschap, vragen daarover en het proces daarvan binnen besluitvorming.

De AS richt zich onder meer op:

• Professionele communicatie tussen de ondernemingsraad (en zijn commissies);
• Coördinatie en organisatie van het OR-werk;
• Bewaken van en adviseren over wet- en regelgeving, procedures en afspraken;
• Signaleren van toepassing zijnde ontwikkelingen en deze vertalen naar de medezeggenschap.

Resultaatgebieden

Inzicht: onderzoekt en onderkent thema’s die spelen binnen en buiten de organisatie en vertaalt deze naar het OR-werk. Analyseert de werksituatie en adviseert over de juiste prioritering en planning.

Processen en procedures: begeleidt (en adviseert) de ondernemingsraad en zijn commissies bij de behandeling van de verschillende OR-onderwerpen. Begeleidt het proces ten aanzien van correcte naleving van afspraken, besluitvorming en relevante wet- en regelgeving en ziet erop toe dat de basisdocumenten actueel zijn.

Overleg en participatie: bevordert de dialoog tussen ondernemingsraad (en zijn commissies) en alle betrokken partijen. Is daarbij ondersteunend en faciliterend in het nakomen van verplichtingen en het betrekken en raadplegen van medewerkers.

Scholing: signaleert (individuele) leerdoelen binnen de OR-organisatie en zoekt samenwerking met trainingsinstituten. Stemt het scholingsprogramma af met OR-leden en trainers, bewaakt de OR-leerdoelen en geeft voorlichting aan nieuwe leden.

Informatie en beheer: voorziet de leden, gevraagd en ongevraagd, van relevante en benodigde informatie en ziet erop toe dat deze informatie makkelijk toegankelijk is. Zorgt ervoor dat aan de informatieverplichting wordt voldaan, zodanig dat deze aansluit bij de ambities van de ondernemingsraad (en zijn commissies)

Daarnaast is de AS verantwoordelijk voor een goede verslaglegging en archivering van de verschillende overleggen van de OR (en zijn commissies).

Niveau ambtelijk secretaris – senior

Wij zoeken een senior AS. De Senior Ambtelijk Secretaris is werkzaam op hbo-niveau, houdt rekening met zowel interne als externe factoren, is breed georiënteerd en heeft naast uitvoerende werkzaamheden ook adviserende taken, zoals:

• Procesmatig adviseren bij de behandeling van onder andere advies- en instemmingsaanvragen;
• Advisering op groepsniveau ten aanzien van thema’s binnen het medezeggenschapsorgaan;
• Optimaliseren van groepsdynamiek;
• Verhogen vaardigheden ten aanzien van vergaderen, feedback geven en het stimuleren van creatieve inbreng.

Concrete verantwoordelijkheden

Je bent verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:

• Notuleren van de vergaderingen (vertrouwelijk) en verzorgen van de verslaglegging;
• (Openbaar) zowel OV als algemene vergadering OR;
• Opstellen van vergaderschema’s en andere overzichten;
• Bewaken van gemaakte afspraken, actiepuntenlijsten en besluitenlijsten;
• Beheren/toegankelijk houden van het archief van de ondernemingsraad en zijn commissies. Op verzoek verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie. Dit doe je in afstemming met de secretaris;
• Bijdragen aan het tot stand komen van het jaarverslag van de OR;
• Beheren en actualiseren van de informatie over de OR op het intranet, of verzorgen van andere publicaties van de OR ten behoeve van de communicatie met de achterban van de OR;
• Bijdrage leveren aan opstellen advies-, instemming- en informatiebrieven;
• (Eind)redactie verzorgen van brieven, verslagen en andere door de OR in concept aangeleverde stukken;
• Bijdragen aan de opstelling van de begroting van de OR en bewaken van het OR-budget.

Vereisten

1. Op deze opdracht is het principe ‘Bring Your Own Device’ van toepassing. De kandidaat maakt bij de uitvoering van de opdracht gebruik van eigen IT-middelen (laptop, telefoon en bijbehorende accessoires);
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
3. Aantoonbare werkervaring in de rol van ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een overheidsorganisatie, licht dit duidelijk toe in het cv;
4. Aantoonbaar bereid om aanwezig te zijn bij vergaderingen van de OR van de ODGM, deze vinden plaats op donderdag. Benoem dit duidelijk in het cv;
5. Aantoonbare kennis van de WOR;
6. Uurtarief maximaal € 90,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én fee Dreev Professionals.

CV-eisen

 
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. 

Werkdagen

 
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Donderdag.
Is hybride werken mogelijk: Ja.