Opdrachtomschrijving
De opdracht betreft het zelfstandig afronden en opleveren van een aantal concrete producten voor de implementatie van een nieuw zaaksysteem. Het gaat om een tijdelijke, afgebakende opdracht met een gemiddelde inzet van circa 24 tot 28 uur per week en een looptijd tot en met 31 januari 2028 (eventueel is een verlenging mogelijk).
- Implementatiesturing en projectbeheersing
- Levert een gedragen implementatieplan op inclusief mijlpalen, afhankelijkheden en beslismomenten.
- Zorgt voor voorspelbare voortgang, tijdige besluitvorming en beheersing van risico’s.
- Levert periodiek stuurinformatie over voortgang, kwaliteit, capaciteit, financiën en risico’s.
- Stuurt op realisatie van de afgesproken scope, planning en resultaten.
- Procesinrichting en verandermanagement
- Levert een werkbare en gedragen inrichting van processen binnen het nieuwe zaaksysteem.
- Borgt een succesvolle overgang van de huidige naar de nieuwe werkwijze.
- Creëert draagvlak bij management, proceseigenaren, gebruikers en ketenpartners.
- Zorgt voor succesvolle gebruikersacceptatie en ingebruikname van de oplossing.
- Stakeholder- en leveranciersmanagement
- Verbindt management, gebruikers, informatiebeheer, ICT, functioneel beheer en leveranciers rondom gezamenlijke doelen.
- Stuurt leveranciers en implementatiepartners aan op resultaat, kwaliteit en planning.
- Borgt naleving van afspraken, contractuele verplichtingen en beoogde prestaties.
- Escaleert tijdig en zorgt voor adequate besluitvorming bij knelpunten.
- Migratie
- Richt een afzonderlijk deelproject migratie in onder leiding van een deelprojectleider migratie.
- Stuurt de deelprojectleider aan en draagt eindverantwoordelijkheid voor de migratiestrategie, planning, kwaliteit en besluitvorming. Waaronder het opschonen van dossiers, documenten en zaakgegevens en het opstellen en uitvoeren van migratietesten.
- Borgt dat de migratie integraal onderdeel blijft van het implementatieprogramma en aansluit op processen, informatiebeheer en ingebruikname.
- Testen, acceptatie en overdracht
- Zorgt voor een succesvolle uitvoering van gebruikersacceptatietesten, ketentesten en proefmigraties.
- Borgt dat geconstateerde bevindingen tijdig worden opgelost.
- Realiseert een beheerste overdracht naar beheer- en gebruikersorganisaties en levert een compleet overdrachtsdocument.
Resultaat en afronding
Eindresultaat: een stabiele en beheerste ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem binnen de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH).
Randvoorwaarden
- De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig en naar eigen inzicht uit en bepaalt zelf de wijze waarop, de planning en de plaats waar de werkzaamheden worden uitgevoerd, binnen de afgesproken looptijd en opleverresultaten.
- De gemiddelde inzet van circa 24 tot 28 uur per week is een inschatting van de benodigde omvang van de werkzaamheden en geen voorgeschreven werktijd of aanwezigheid.
- De opdrachtnemer maakt geen deel uit van de reguliere personele bezetting van de provincie en vervult geen structurele functie binnen de organisatie. De provincie stuurt op de afgesproken resultaten en oplevermomenten en niet op de wijze waarop de opdrachtnemer de werkzaamheden uitvoert.
Vereisten
Eis 1 Beschikbaarheidseis
Kandidaat is inzetbaar vanaf 16 november 2026 tot en met 31 januari 2028 voor circa 24 tot 28 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 2 maal een periode van 3 maanden.
Afhankelijk van de beschikbaarheid van kandidaat, is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits kandidaat uiterlijk 7 december 2026 inzetbaar is voor minimaal 24 uur per week.
De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Eis 2 Overige eis
Je voegt een CV van maximaal 5 pagina’s A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4’s, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4’s beoordeeld, waarna de overige A4’s buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.
Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en gunningscriteria kwaliteit gegeven toelichting. Je dient in het CV apart op alle eisen en gunningscriteria kwaliteit een toelichting (antwoord/beschrijving) te geven waarmee je aantoont dat de aangeboden kandidaat aan de eis of het gunningscriterium kwaliteit voldoet.
Eis 3 Tarieven
Het aangeboden uurtarief ligt tussen minimaal € 110,- per uur en maximaal € 130,- per uur, inclusief alle kosten, exclusief BTW.
Eis 4
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding.
Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar.
Eis 5
Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 4 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2017 – heden) als project-, programma- of implementatiemanager binnen een overheidsorganisatie, met verantwoordelijkheid voor planning, risicobeheersing, voortgangsrapportages en besluitvorming.
Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 4 jaar ervaring voldoet. Graag aandacht voor het beschrijven van de genoemde verantwoordelijkheden.
Eis 6
Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring als implementatiemanager en/of programmamanager bij de implementatie van een bedrijfskritische SaaS-oplossing binnen een complexe organisatie, waarbij sprake was van procesverandering, inrichting van beheer en adoptie.
Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting minimaal 2 opdrachten/projecten waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet. Graag de bedrijfskritische SaaS-oplossing benoemen en aandacht voor de procesverandering, inrichting van beheer en adoptie.
Eis 7
Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal één datamigratie- of conversietraject succesvol uitgevoerd of aangestuurd, waaronder de migratieplanning, waarbij dossiers, documenten en metadata zijn voorbereid, opgeschoond, gevalideerd en gemigreerd naar een nieuw systeem.
Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting het datamigratie- of conversietraject waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet.
Eis 8
Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het analyseren en optimaliseren en implementeren van bedrijfsprocessen.
Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting minimaal 2 opdrachten/projecten waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet. In beide opdrachten/projecten graag specifiek het analyseren en optimaliseren en implementeren van bedrijfsprocessen beschrijven.