Opdrachtomschrijving
Doel van de inzet
Voor het HWBP-projectteam is tijdelijk behoefte aan aanvullende capaciteit in de vorm van een technisch administratief medewerker. De medewerker ondersteunt het projectteam bij de dagelijkse administratieve, organisatorische en secretariële werkzaamheden en draagt bij aan een goede voortgang en ondersteuning van het project.
Werkzaamheden
De technisch administratief medewerker ondersteunt het HWBP-projectteam bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden. De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- voorbereiden, plannen en organiseren van projectteamvergaderingen en overige overleggen;
- notuleren van projectteamvergaderingen en zorgdragen voor een correcte verslaglegging;
- vastleggen en bewaken van afspraken, actiepunten en besluiten;
- organiseren en coördineren van overleggen met interne en externe partijen;
- verzamelen en verspreiden van relevante vergaderstukken en informatie;
- verrichten en administratief verwerken van bestellingen;
- ondersteunen bij het beheren en structureren van projectdocumentatie;
- verwerken en bijhouden van informatie in Microsoft 365 en SharePoint;
- ondersteunen van projectteamleden bij voorkomende administratieve en secretariële werkzaamheden;
- signaleren van openstaande acties, ontbrekende informatie en naderende deadlines.
Team
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het HWBP-projectteam. De technisch administratief medewerker werkt nauw samen met de verschillende leden van het projectteam en heeft vanuit de werkzaamheden contact met diverse interne en externe betrokkenen.
Looptijd
De verwachte duur van de inzet bedraagt 4 maanden.
Inzet
De beoogde inzet bedraagt 12 tot 25 uur per week. De daadwerkelijke inzet binnen deze bandbreedte wordt in overleg met de opdrachtgever bepaald en kan afhankelijk zijn van de werkzaamheden en planning binnen het project.
Aansturing en werklocatie
De werkzaamheden worden uitgevoerd onder hiërarchische aansturing van de opdrachtgever en in nauwe samenwerking met het HWBP-projectteam. Vanwege de aard van de werkzaamheden en de benodigde afstemming binnen het projectteam vindt de samenwerking fysiek plaats op de werklocatie in Zeeland. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.
De technisch administratief medewerker stemt de werkzaamheden, planning en prioriteiten af met de opdrachtgever en de betrokken leden van het projectteam.
Vereisten
1. De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe (maximaal 400 woorden), waarin wordt ingegaan op: geschiktheid voor de opdracht. De motivatie is door de kandidaat zelf geschreven. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden.
2. De leverancier beschikt over een geldige G-rekening indien het detachering betreft (aan te tonen bij contractering);
3. Uurtarief maximaal € 59,96,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én fee Dreev Professionals;
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteunend, administratief en/of secretarieel medewerker;
5. Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word én Teams;
6. Kandidaat is bereid en in staat om gedurende de opdracht op de door opdrachtgever vereiste werkdagen fysiek aanwezig te zijn op de werklocatie in Zeeland.
Benodigd aantal professionals
1.
CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg
Is hybride werken mogelijk: Nee